Learn 2 Mitigate

 Mitigasi Bencana dengan Digitalisasi Dokumen.  Simpan Dokumenmu di Google Drive!

Oleh: Pipit Pitriani, S.Pd

Bencana alam seperti gempa bumi, banjir, atau kebakaran dapat terjadi kapan saja dan menyebabkan kerusakan pada dokumen-dokumen penting kita. Bayangkan jika semua dokumen pentingmu, seperti ijazah, sertifikat, atau dokumen keluarga, hilang atau rusak akibat bencana. Tentu sangat menyedihkan, bukan? Namun, dengan digitalisasi dokumen, kita dapat mengurangi risiko kehilangan dokumen-dokumen tersebut.

 
Sumber: https://sigap.sidoarjokab.go.id/artikel-977.html

Apa itu Digitalisasi Dokumen?

Digitalisasi dokumen adalah proses mengubah dokumen fisik menjadi format digital. Dengan digitalisasi dokumen, kita dapat menyimpan dokumen-dokumen pentingmu dalam bentuk file digital yang dapat diakses dari mana saja dan kapan saja.

Cara Mendigitalisasi Dokumen

Berikut adalah cara mendigitalisasi dokumen dan menyimpannya di Google Drive:

1.       Pindai dokumen: Gunakan scanner atau aplikasi pindai dokumen di smartphone untuk mengubah dokumen fisik menjadi format digital. Beberapa aplikasi pindai dokumen yang populer adalah CamScanner, Scanbot, dan Google Drive.

2.       Unggah ke Google Drive: Setelah dokumen dipindai, unggah file tersebut ke Google Drive. Pastikan untuk membuat akun Google Drive jika belum memiliki.

3.       Atur folder: Buat folder-folder yang rapi di Google Drive untuk menyimpan dokumen-dokumenmu. Misalnya, kamu dapat membuat folder "Dokumen Penting" atau "Dokumen Keluarga". Pastikan untuk memberikan nama folder yang jelas dan deskriptif.

4.       Backup secara teratur: Pastikan untuk membackup dokumen-dokumenmu secara teratur agar data tetap aman. Kamu dapat mengatur backup otomatis di Google Drive dengan menggunakan fitur Google Drive Backup.

 

Sumber: https://primadoc.id/tidak-hanya-scan-arsip-inilah-proses-lengkap-digitalisasi-arsip/

Manfaat Digitalisasi Dokumen

Dengan digitalisasi dokumen dan menyimpannya di Google Drive, kita dapat:

 1.       Mengurangi risiko kehilangan dokumen: Dokumen-dokumenmu akan tetap aman meskipun terjadi bencana. Kamu tidak perlu khawatir tentang kehilangan dokumen pentingmu.

2.       Mengakses dokumen dari mana saja: Dokumen-dokumenmu dapat diakses dari mana saja dan kapan saja. Kamu dapat mengakses dokumenmu dari smartphone, laptop, atau tablet.

3.       Menghemat ruang penyimpanan: Dokumen-dokumenmu tidak akan memakan ruang penyimpanan fisik. Kamu dapat menyimpan banyak dokumen dalam satu akun Google Drive.

 

Sumber: https://kb.dsi.unair.ac.id/?kb=kapasitas-google-drive-unair

Peran Siswa SMA dalam Digitalisasi Dokumen

Sebagai siswa SMA, kamu memiliki peran penting dalam digitalisasi dokumen. Kamu dapat:

1.       Membantu keluarga: Kamu dapat membantu keluarga untuk mendigitalisasi dokumen-dokumen penting mereka.

2.       Mengajarkan teman: Kamu dapat mengajarkan teman-temanmu tentang cara mendigitalisasi dokumen dan menyimpannya di Google Drive.

3.       Menggunakan teknologi: Kamu dapat menggunakan teknologi untuk membantu proses digitalisasi dokumen dan meningkatkan efisiensi.

 

Sumber: https://www.kompasiana.com/wahyutriseptianingrum5139/

Tips dan Trik

Berikut adalah beberapa tips dan trik untuk digitalisasi dokumen:

1.       Pastikan kualitas pindai: Pastikan kualitas pindai dokumenmu baik dan jelas.

2.       Gunakan format file yang tepat: Gunakan format file yang tepat, seperti PDF atau JPEG, untuk menyimpan dokumenmu.

3.       Berikan nama file yang jelas: Berikan nama file yang jelas dan deskriptif untuk memudahkan pencarian dokumenmu.

4.       Jangan lupa email dan password: Jangan lupa untuk mengingat email dan password akun Google Drive-mu. Pastikan untuk menyimpannya di tempat yang aman dan tidak mudah diakses oleh orang lain.

5.       Aktifkan autentikasi dua faktor: Aktifkan autentikasi dua faktor di akun Google Drive-mu untuk meningkatkan keamanan data.

Dengan digitalisasi dokumen dan menyimpannya di Google Drive, kita dapat mengurangi risiko kehilangan dokumen-dokumen penting dan meningkatkan keamanan data. Jadi, mari kita mulai mendigitalisasi dokumen-dokumenmu hari ini!

 

*) Guru mata Pelajaran Geografi di SMAN  1 Pangalengan, pemerhati masalah lingkungan.

**) dari berbagai sumber