Mitigasi Bencana dengan Digitalisasi Dokumen. Simpan Dokumenmu di Google Drive!
Oleh:
Pipit Pitriyani, S.Pd
Bencana alam seperti gempa bumi, banjir, atau kebakaran dapat terjadi kapan saja dan menyebabkan kerusakan pada dokumen-dokumen penting kita. Bayangkan jika semua dokumen pentingmu, seperti ijazah, sertifikat, atau dokumen keluarga, hilang atau rusak akibat bencana. Tentu sangat menyedihkan, bukan? Namun, dengan digitalisasi dokumen, kita dapat mengurangi risiko kehilangan dokumen-dokumen tersebut.
Sumber: https://sigap.sidoarjokab.go.id/artikel-977.html
Apa
itu Digitalisasi Dokumen?
Digitalisasi
dokumen adalah proses mengubah dokumen fisik menjadi format digital. Dengan
digitalisasi dokumen, kita dapat menyimpan dokumen-dokumen pentingmu dalam
bentuk file digital yang dapat diakses dari mana saja dan kapan saja.
Cara Mendigitalisasi Dokumen
Berikut
adalah cara mendigitalisasi dokumen dan menyimpannya di Google Drive:
1.
Pindai dokumen: Gunakan
scanner atau aplikasi pindai dokumen di smartphone untuk mengubah dokumen fisik
menjadi format digital. Beberapa aplikasi pindai dokumen yang populer adalah
CamScanner, Scanbot, dan Google Drive.
2.
Unggah ke Google Drive:
Setelah dokumen dipindai, unggah file tersebut ke Google Drive. Pastikan untuk
membuat akun Google Drive jika belum memiliki.
3.
Atur folder: Buat
folder-folder yang rapi di Google Drive untuk menyimpan dokumen-dokumenmu.
Misalnya, kamu dapat membuat folder "Dokumen Penting" atau
"Dokumen Keluarga". Pastikan untuk memberikan nama folder yang jelas
dan deskriptif.
4.
Backup secara teratur:
Pastikan untuk membackup dokumen-dokumenmu secara teratur agar data tetap aman.
Kamu dapat mengatur backup otomatis di Google Drive dengan menggunakan fitur
Google Drive Backup.
Sumber: https://primadoc.id/tidak-hanya-scan-arsip-inilah-proses-lengkap-digitalisasi-arsip/
Manfaat
Digitalisasi Dokumen
Dengan
digitalisasi dokumen dan menyimpannya di Google Drive, kita dapat:
1. Mengurangi risiko kehilangan dokumen: Dokumen-dokumenmu akan tetap aman meskipun terjadi bencana. Kamu tidak perlu khawatir tentang kehilangan dokumen pentingmu.
2.
Mengakses dokumen dari mana
saja: Dokumen-dokumenmu dapat diakses dari mana saja dan kapan saja. Kamu dapat
mengakses dokumenmu dari smartphone, laptop, atau tablet.
3.
Menghemat ruang penyimpanan:
Dokumen-dokumenmu tidak akan memakan ruang penyimpanan fisik. Kamu dapat
menyimpan banyak dokumen dalam satu akun Google Drive.
Sumber: https://kb.dsi.unair.ac.id/?kb=kapasitas-google-drive-unair
Peran
Siswa SMA dalam Digitalisasi Dokumen
Sebagai
siswa SMA, kamu memiliki peran penting dalam digitalisasi dokumen. Kamu dapat:
1. Membantu keluarga: Kamu dapat membantu keluarga untuk mendigitalisasi dokumen-dokumen penting mereka.
2.
Mengajarkan teman: Kamu dapat
mengajarkan teman-temanmu tentang cara mendigitalisasi dokumen dan menyimpannya
di Google Drive.
3.
Menggunakan teknologi: Kamu
dapat menggunakan teknologi untuk membantu proses digitalisasi dokumen dan
meningkatkan efisiensi.
Sumber: https://www.kompasiana.com/wahyutriseptianingrum5139/
Tips
dan Trik
Berikut
adalah beberapa tips dan trik untuk digitalisasi dokumen:
1.
Pastikan kualitas pindai:
Pastikan kualitas pindai dokumenmu baik dan jelas.
2.
Gunakan format file yang
tepat: Gunakan format file yang tepat, seperti PDF atau JPEG, untuk menyimpan
dokumenmu.
3.
Berikan nama file yang jelas:
Berikan nama file yang jelas dan deskriptif untuk memudahkan pencarian
dokumenmu.
4.
Jangan lupa email dan
password: Jangan lupa untuk mengingat email dan password akun Google Drive-mu.
Pastikan untuk menyimpannya di tempat yang aman dan tidak mudah diakses oleh
orang lain.
5.
Aktifkan autentikasi dua
faktor: Aktifkan autentikasi dua faktor di akun Google Drive-mu untuk
meningkatkan keamanan data.
Dengan
digitalisasi dokumen dan menyimpannya di Google Drive, kita dapat mengurangi
risiko kehilangan dokumen-dokumen penting dan meningkatkan keamanan data. Jadi,
mari kita mulai mendigitalisasi dokumen-dokumenmu hari ini!
*)
Guru mata Pelajaran Geografi di SMAN 1
Pangalengan, pemerhati masalah lingkungan.
**)
dari berbagai sumber
Tidak ada komentar:
Posting Komentar